MATERIAŁ DO WYKORZYSTANIA W FIRMIE
Najpierw właściwe pytania.
Trzy sytuacje, w których łatwo przejść od pomysłu do działania, zanim zespół ustali zasady. Wybierz temat i wykorzystaj pytania podczas krótkiej rozmowy z osobami prowadzącymi projekt.
01 / AI W ZESPOLE
Pracownicy już używają AI. Co trzeba ustalić?
Narzędzie pomaga pisać oferty, podsumowywać spotkania i odpowiadać klientom. Nikt jednak nie wie, jakie informacje trafiają do systemu i kto sprawdza gotowy wynik.
Pięć pytań do zespołu
- W których zadaniach i z jakich narzędzi korzysta zespół?
- Jakie dane klientów, pracowników lub poufne materiały mogą trafiać do narzędzia?
- Czy wynik AI jest tylko szkicem, czy wpływa na decyzję wobec człowieka?
- Kto sprawdza odpowiedź przed wysłaniem jej na zewnątrz?
- Kto zatwierdza nowe narzędzie i do kogo zgłosić błąd lub incydent?
Spisz używane narzędzia, zadania, rodzaje danych i osoby odpowiedzialne. Ta jedna tabela pokaże, gdzie potrzebne są zasady, ocena dostawcy albo dalsza analiza ochrony danych.
02 / UMOWA IT
Dostawca przysłał umowę. Czy opisuje Wasz projekt?
Oferta obiecuje działający system, a umowa mówi ogólnie o świadczeniu usług. Harmonogram i prezentacja sprzedażowa mogą nie wyjaśniać, co dokładnie będzie oddane do odbioru.
Pięć pytań do zespołu
- Które funkcje i integracje są objęte ceną, a które wymagają osobnego zamówienia?
- Po czym obie strony poznają, że etap został wykonany i może być odebrany?
- Kto zatwierdza zmianę zakresu, terminu i wynagrodzenia?
- Jakie prawa do kodu, konfiguracji i dokumentacji otrzyma zamawiający?
- Jak odzyskacie dane i utrzymacie usługę, jeśli współpraca się zakończy?
Zestaw obietnice z oferty z konkretnymi zapisami umowy. Braki oznacz jako decyzje do uzgodnienia przed podpisem, zwłaszcza odbiór, zmiany, prawa i wyjście z projektu.
03 / SOCIAL MEDIA
Kampania z twórcą rusza w piątek. Co ustalić wcześniej?
Marka zamawia film i kilka publikacji. Materiał ma później trafić do reklam, ale strony uzgodniły tylko termin posta i wynagrodzenie.
Pięć pytań do zespołu
- Kto zatwierdza tekst, film, oznaczenie reklamy i ewentualną poprawkę?
- Jakie publikacje powstaną, na których kanałach i do kiedy pozostaną dostępne?
- Czy marka może używać filmu w płatnych reklamach po zakończeniu współpracy?
- Kto zapewnia prawa do muzyki, zdjęć i wizerunku osób widocznych w materiale?
- Co zrobią strony, jeżeli publikacja zawiera błąd albo wymaga usunięcia?
Zapisz przebieg akceptacji, sposób oznaczania reklamy i plan wykorzystania materiałów. Następnie sprawdź, czy umowa odpowiada temu planowi, także po zakończeniu kampanii.
To materiał do uporządkowania faktów i pytań w firmie. Nie rozstrzyga, jakie przepisy mają zastosowanie do konkretnego projektu ani nie zastępuje analizy umowy lub procesu.